¿Qué hacer cuando una investigación interna descubre un posible delito?
Una investigación interna puede comenzar por una denuncia aparentemente menor y terminar descubriendo hechos con posibles consecuencias penales. En ese momento, la empresa debe decidir cómo actuar. Y hacerlo rápido, pero no precipitadamente.
Una denuncia en el canal interno, una irregularidad contable, un conflicto de intereses o una conducta aparentemente contraria a las políticas corporativas pueden dar lugar a una investigación interna.
El problema aparece cuando, durante esa investigación, surgen indicios de que los hechos podrían ser constitutivos de delito.
¿Qué debe hacer entonces la empresa?
La respuesta no consiste simplemente en “denunciar”. Antes de tomar una decisión, es necesario valorar qué se ha descubierto, qué evidencias existen, quién está implicado, qué riesgos existen para la compañía y qué obligaciones legales pueden resultar aplicables.
1. El primer error: actuar antes de entender qué ha ocurrido
Cuando aparecen indicios de delito, la primera reacción puede ser poner inmediatamente los hechos en conocimiento de las autoridades.
Sin embargo, antes de hacerlo conviene realizar una valoración jurídica de la información disponible.
No es lo mismo disponer de una sospecha, de una irregularidad interna o de indicios sólidos de una conducta delictiva.
Por ello, el primer paso debería ser preservar las evidencias y asegurar la confidencialidad de la investigación, evitando decisiones precipitadas que puedan alertar a las personas implicadas o provocar la destrucción de información relevante.
Correos electrónicos, documentos, registros de acceso, información contable, comunicaciones internas o cualquier otro elemento relevante deben preservarse adecuadamente.
La investigación interna puede convertirse posteriormente en una pieza fundamental para determinar qué ocurrió y cuál fue la respuesta de la organización.
No basta con que la empresa haya recibido la carta de baja voluntaria
Esta es probablemente una de las cuestiones más delicadas.
La respuesta dependerá de la naturaleza de los hechos, de las personas implicadas, de las obligaciones específicas que puedan afectar a la empresa y de las circunstancias concretas del caso.
No existe una regla general según la cual toda sospecha surgida en una investigación interna deba comunicarse automáticamente a las autoridades.
Pero tampoco puede asumirse que la empresa puede simplemente “resolverlo internamente”.
Hay que valorar, entre otras cuestiones:
- La gravedad de los hechos.
- La existencia y solidez de los indicios.
- Quién puede estar implicado.
- Si la propia empresa puede haber resultado perjudicada.
- Si existe riesgo de continuidad de la conducta.
- Si existen obligaciones legales de comunicación.
- Si pueden existir responsabilidades administrativas o penales.
- Si hay riesgo de destrucción de pruebas.
- Si existen terceros afectados.
- Y qué consecuencias tendría cada alternativa para la organización.
La decisión de denunciar debería ser una decisión jurídica y estratégica, no una reacción automática.
3. Si está implicado un directivo, el problema cambia
Una situación especialmente delicada aparece cuando los hechos afectan a un miembro de la dirección, un administrador o incluso a personas con capacidad de decisión sobre la propia investigación.
En estos casos resulta esencial garantizar la independencia de la investigación.
No tendría sentido que una persona potencialmente implicada en los hechos pudiera decidir qué documentación se analiza, quién realiza la investigación o si los hechos se comunican externamente.
Aquí adquieren especial importancia los órganos de gobierno y, cuando exista, el comité de auditoría, comité de compliance o cualquier órgano independiente con competencias en la materia.
La pregunta ya no es únicamente “¿qué ha ocurrido?”, sino también:
¿Quién está legitimado para decidir qué hacer con lo que hemos descubierto?
4. Investigar no significa vulnerar derechos
Otro riesgo importante es que, ante la sospecha de un delito, la empresa quiera obtener pruebas a cualquier precio.Y eso puede ser un error.
La investigación debe respetar los límites derivados de la normativa aplicable y de los derechos de las personas afectadas.
Especialmente delicadas pueden ser las actuaciones sobre:
- Correos electrónicos.
- Teléfonos y dispositivos corporativos.
- Mensajería instantánea.
- Información personal.
- Grabaciones.
- Información médica o especialmente sensible.
- Entrevistas a empleados.
La finalidad de descubrir una conducta potencialmente delictiva no convierte automáticamente en lícita cualquier actuación de investigación.
Una prueba obtenida de forma incorrecta puede convertirse en un problema adicional para la empresa.
5. ¿Qué ocurre con el empleado investigado?
La existencia de indicios no equivale a una declaración de culpabilidad.
Durante la investigación será necesario mantener una adecuada separación entre:
sospecha → investigación → conclusión → decisión.
La persona afectada debe poder ejercer los derechos que correspondan en función del procedimiento y de las circunstancias.
Además, si los hechos pueden tener consecuencias laborales, disciplinarias o incluso penales, es importante coordinar adecuadamente las diferentes actuaciones.
Una investigación interna mal planteada puede acabar generando simultáneamente un conflicto laboral, un problema de protección de datos y una dificultad probatoria en un eventual procedimiento judicial.
6. ¿Debe suspenderse la investigación interna si se denuncia?
No necesariamente.
La existencia de una eventual investigación penal no significa que la empresa deje de tener que gestionar sus propios riesgos.
La organización puede necesitar adoptar medidas para:
- evitar que la conducta continúe;
- proteger a posibles perjudicados;
- preservar documentación;
- evitar represalias;
- proteger activos de la compañía;
- modificar controles internos;
- gestionar riesgos reputacionales;
- y adoptar, cuando proceda, medidas disciplinarias.
Pero habrá que coordinar cuidadosamente la investigación interna con cualquier procedimiento externo para evitar interferencias, duplicidades o actuaciones que puedan perjudicar la defensa de la compañía o de las personas afectadas.
7. El verdadero examen para el modelo de compliance
Cuando una investigación descubre un posible delito, no solo se analiza la conducta de la persona que presuntamente lo cometió.
También puede analizarse qué hizo la empresa antes, durante y después de conocer los hechos.
- ¿Existían controles?
- ¿Se habían identificado previamente esos riesgos?
- ¿Habían recibido formación los empleados?
- ¿Funcionaba realmente el canal de denuncias?
- ¿Se habían producido alertas anteriores?
- ¿La empresa reaccionó adecuadamente cuando tuvo conocimiento de los hechos?
- ¿Se adoptaron medidas para evitar que volviera a ocurrir?
Estas preguntas pueden ser tan importantes como el propio hecho investigado.
Un programa de compliance no se demuestra únicamente con políticas, códigos éticos o procedimientos escritos.
Se demuestra especialmente cuando ocurre algo que pone a prueba todos esos documentos.
8. Cinco pasos recomendables ante un posible delito
Como regla práctica, cuando una investigación interna revela indicios de una conducta potencialmente delictiva, conviene:
- Preservar.
Asegurar inmediatamente las evidencias relevantes. - Valorar.
Determinar jurídicamente la naturaleza y gravedad de los hechos. - Proteger.
Adoptar medidas para evitar la continuidad de la conducta, represalias o destrucción de pruebas. - Decidir.
Determinar, con asesoramiento jurídico y por el órgano competente, si procede comunicar los hechos a las autoridades y qué otras actuaciones deben adoptarse. - Corregir.
Revisar los controles que permitieron que la conducta se produjera y adoptar medidas para evitar su repetición.
